Multas eSocial: veja as penalidades que a sua empresa pode sofrer

O repasse de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias ao governo federal está entre as obrigações acessórias exigidas a quase todas as empresas. O objetivo final é garantir a regularidade das relações trabalhistas. No entanto, caso essa prestação de contas seja feita fora do prazo legal, as multas eSocial podem interferir significativamente nos faturamentos anuais.

Afinal, a depender da situação infracional, as indenizações podem chegar até o montante de R$42 mil! Por esse motivo, a adesão a esse sistema governamental, além de mandatória, precisa ser realizada o quanto antes pelas equipes de RH responsáveis pelo controle desses dados corporativos.

Quer entender melhor o que é o eSocial, quais pessoas jurídicas estão obrigadas ao cadastramento, bem como quais as penalidades previstas na legislação? Então, continue a leitura!

O que é o eSocial? Como funciona?

Instituído pelo Decreto n. 8.373/14, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é o atual canal para a apresentação e/ou atualização aos órgãos públicos, em uma só plataforma, de 15 tipos diferentes de documentação pertinentes ao histórico profissional de cada trabalhador dentro das empresas.

Assim, o Certificado de Acidente de Trabalho (CAT) e o Guia da Previdência Social (GPS) estão, por exemplo, incorporados no eSocial.

No entanto, para obter o acesso a esse sistema, as empresas precisam emitir um Certificado Digital reconhecido e validado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). A partir disso, é possível realizar a assinatura de todos os documentos digitais corporativos e anexá-los ao programa.

O objetivo é simplificar os procedimentos fiscalizatórios. Assim, órgãos públicos competentes, como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho, são capazes de combater irregularidades nas relações de trabalho com mais eficiência e eficácia.

Quais empresas estão obrigadas à adesão? Quais os prazos de adaptação?

Há muito, o governo federal havia estabelecido a existência de dois grupos de empresas com prazos distintos para o cadastramento e preenchimento dos formulários digitais no eSocial. Esse enquadramento é feito de acordo com a receita bruta auferida pelas companhias.

Dessa forma, empresas com faturamento anual acima de R$78 milhões estão obrigadas a aderir ao sistema desde janeiro de 2018. Já os prazos de adequação para as empresas com faturamento inferior a esse montante começaram a correr em julho desse mesmo ano.

Vale ressaltar que, com as novas mudanças disciplinadas na Resolução n. 2 de outubro de 2018, determinadas categorias de contribuintes tiveram seus prazos de adesão prorrogados até janeiro de 2021.

Além disso, as micro e pequenas empresas — que faturam até R$4,8 milhões — bem como os microempreendedores individuais (MEI) que tenham contratado um funcionário já estão incumbidos no uso do eSocial.

Quais as principais hipóteses de multas eSocial?

O uso da automação na fiscalização estatal implica uma série de vantagens às empresas. Isso porque essa prestação informacional torna-se, inegavelmente, mais fácil, ágil e segura, diante da desnecessidade de preenchimento e entrega de uma gama extensa de documentos físicos — o que, também, reduz o consumo de papel.

Contudo, em razão da facilidade e aumento da velocidade de circulação desses dados, alguns prazos de submissão estabelecidos foram alterados. De qualquer forma, gestores e colaboradores precisam estar cientes sobre as principais hipóteses de infração por atraso e suas respectivas penalizações. Confira!

Informações desatualizadas no sistema

Esta regra é válida desde sempre: quaisquer alterações na folha de pagamento dos colaboradores devem ser notificadas aos órgãos competentes. Assim, as atualizações sobre aumentos salariais e promoções na carreira, por exemplo, são obrigatórias nesse sistema para que o controle governamental esteja em sintonia às mudanças de cada relação trabalhista.

Contudo, caso o sistema identifique inconsistência nos dados declarados, multas são geradas automaticamente no valor mínimo de R$201,27 e máximo de R$402,54 por empregado. Essas penas podem ser dobradas se houver reincidência.

Ausência de notificação em caso de acidente de trabalho

Na eventual ocorrência de acidentes durante o expediente, os empregadores estão obrigados a notificar o governo pelo eSocial até o dia útil subsequente ao fato. Em casos de falecimento do trabalhador, essa comunicação deve ser feita imediatamente.

No entanto, o descumprimento dessa exigência legal incorre as empresas no pagamento de multas que variam entre o valor mínimo e máximo do salário de contribuição previdenciária do acidentado. Hipóteses de reincidência também duplicam o montante indenizatório definitivo.

Não comunicação das férias

As informações relativas ao afastamento temporário dos empregados em razão de férias devem ser enviadas até o 7º dia do mês subsequente ao início do cumprimento desse descanso.

A ausência de comunicação dentro do prazo legal imputa os empregadores no pagamento de uma multa fixa de R$170,00 por férias não comunicada.

Admissões não registradas no eSocial

Pelas regras vigentes, as informações relativas à admissão de novos empregados nas empresas devem ser repassadas até o prazo de um dia antes do início das atividades laborativas — diferentemente do que se aplicava antes, quando a submissão dos dados admissionais poderia ser feita até o 7º dia útil do mês subsequente à contratação.

Nos termos do art. 47, da CLT, a multa por empregado não registrado é fixada em R$3 mil, sendo duplicada em casos de reincidência. Às pequenas e microempresas, esse valor indenizatório é de R$600,00.

Não pagamento do FGTS

Os depósitos pertinentes ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) também devem ser informados pelo eSocial. Por isso, a inadimplência ou atraso na quitação desses valores geram multas às empresas. A indenização pode variar entre R$10,64 a R$106,41 por empregado. Reincidências, igualmente, dobram o montante devido.

Ausência de exames médicos

Os exames admissional, periódico, promocional e demissional são exigências legais que visam verificar o preenchimento das condições mínimas de saúde pelos colaboradores para o desempenho das atividades laborativas designadas, sem o seu posterior comprometimento físico e/ou psicológico.

Nesse sentido, a anexação ao eSocial do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) — instrumento comprobatório de realização desses exames — é obrigatória. Seu descumprimento pode incumbir os infratores no pagamento de multas entre R$402,53 até R$4.025,33.

Portanto, o eSocial, mais do que obrigatório, é uma ferramenta facilitadora para a prestação de informações pertinentes às obrigações fiscal, previdenciária e trabalhista pelas empresas. No entanto, a adequação aos novos prazos e ao próprio sistema estão entre os diversos motivos para não deixar o eSocial para última hora.

Por isso, gestores e colaboradores devem estar atentos a isso, bem como ao uso adequado desses sistemas. Afinal, atrasos ou inconsistências estão enquadrados como hipóteses de penalização que ensejam altas multas às companhias.